Was ist ein Workflow?
Auch wenn der Begriff Workflow in der Geschäftswelt häufig verwendet wird, ist die eigentliche Bedeutung des Begriffes häufig nicht bekannt. In seiner einfachsten Form ist der Workflow die Abfolge von Aufgaben, die erledigt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen. In unserem aktuellen Blogbeitrag gehen wir darauf ein, warum ein Workflow wichtig ist und welche Schritte dabei zu beachten sind.
Warum ist ein Workflow wichtig?
Ein effizienter Workflow (dt. Arbeitsablauf) ist nicht nur für Existenzgründer und Startups wichtig, sondern auch für Bestandsunternehmen, um Geschäftsprozesse effektiv zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Ein gelungener Workflow ist deshalb ein wichtiger Grundbaustein, auf den verschiedene Teams oder unterschiedliche Projekte aufbauen können. Durch ihn wird es erst möglich, strukturiert und zeitsparend zu agieren und sich nicht in der Arbeit zu verlieren.
Im Idealfall ist der firmeninterne Workflow das Grundgerüst, welches für jedes neue Projekt von allen Teammitgliedern genutzt werden kann und somit alle Prozesse am Laufen hält.
Aus welchen Schritten besteht ein Workflow?
Ein effektiver Workflow ist eine Reihe von Schritten, die befolgt werden müssen, um den Prozess zu rationalisieren , effizienter zu gestalten und letztlich eine Aufgabe zu erledigen.
Folgende Schritte sollten bei einem gelungenen Workflow eingehalten werden:
- Aufgabe und Ziel definieren
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Workflows besteht darin, die Aufgabe zu bestimmen, die erledigt werden soll. Dafür eignet sich Briefing (dt. kurzes Informationsgespräch) zum betreffenden Projekt, bei dem auch das Projektziel klar definiert werden muss. - Informationen sammeln und Strategie entwickeln
Sobald die Projektaufgabe klar definiert ist, besteht der nächste Schritt darin, Informationen zum Projekt dazu zu sammeln und eine Strategie zur Umsetzung zu entwickeln. - Projektaufgaben gliedern und Arbeitsschritte priorisieren
Daraufhin sollten die Projektaufgaben gegliedert, die einzelnen Arbeitsschritte priorisiert und entsprechende Deadlines festgelegt werden, um das Projektmanagement strukturiert zu gestalten und mögliche Engpässe zu erkennen.
- Arbeitsablauf testen
Nachdem der Workflow erstellt wurden, sollte er im nächsten Schritt getestet werden. Dies kann geschehen, indem Sie die Schritte selbst durchlaufen oder eine andere Person bitten, dies zu tun. Sobald der Arbeitsablauf getestet und verfeinert wurde, kann er anschließend für das Projektmanagement implementiert werden. - Workflow prüfen und ggf. optimieren
Nachdem das erste Projekt mit dem eingeführten Workflow durchgeführt wurde, sollte er im Nachgang geprüft und eventuell angepasst werden.
Diese Schritten bilden selbstverständlich nur das Grundgerüst eines professionellen Workflows. Die detaillierte Ausführung und Umsetzung orientiert sich immer an den speziellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens. So ist der Workflow eines gewachsenen Bestandsunternehmens aufgrund des größeren Projektumfangs und der Unternehmensstruktur in der Regel komplexer, als der eines Existenzgründers oder Startups.
Fakt ist aber: In jeder Unternehmensphase gilt es, strukturiert vorzugehen, um alle anfallenden Aufgaben reibungslos und effizient zu erledigen. Die Organisation von Arbeitsabläufen ist deshalb für jedes Unternehmen wichtig.
Welche Vorteile hat ein effektiver Workflow?
Ein Arbeitsablauf ist eine Reihe von wiederholbaren Aktivitäten, die ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung hervorbringen. Können Aufgaben und Projekte automatisiert werden, bietet dies viele Vorteile, darunter:
- eine höhere Effizienz und Produktivität, denn die Arbeitsschritte, die zu erledigen sind, sind schon vorgeschrieben und strukturiert.
- die Möglichkeit der Wiederverwendung, da der Workflow von einem vorher erledigten Projekt an das neu bestehende angepasst und wieder angewandt werden kann.
- durch weniger Fehlern und Nacharbeit dank der geordneten Arbeitsabläufe sowie eine bessere Einhaltung von Vorschriften. Dadurch wird nicht nur die Arbeit fehlerfreier, sondern man spart sich auch ein Überarbeiten oder korrigieren.
- die Verbesserung der Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern, da durch den festgelegten Workflow eine gewisse Transparenz vorliegt – beispielsweise durch die Nutzung von gemeinsamen Tools wie Onlinekalender oder Projektübersichten, die von allen beteiligten Teammitgliedern genutzt werden können und somit jederzeit alle auf den neusten Stand des Projektes bringen.
- die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte und damit auch eine schnelle Analyse von Schwachstellen. Diese Engpässe können dann für den Workflow zukünftiger Projekte geschlossen und optimiert werden.
Fazit
Ob Existenzgründer, Startup oder langjähriges Bestandsunternehmen: Workflows sind eine großartige Möglichkeit, um die Produktivität und die Organisation eines Unternehmens zu steigern. Indem Sie einen Workflow erstellen, können Sie den Prozess der Aufgabenerledigung rationalisieren, indem Sie bestimmte Schritte festlegen, die zur Erledigung der Aufgabe befolgt werden müssen. Dies trägt dazu bei, Verwirrung zu vermeiden und Zeit zu sparen.
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