Prioritäten setzen leicht gemacht mit dem Eisenhower-Prinzip
In der Startphase eines Unternehmens müssen Gründer zahlreiche Aufgaben nahezu zeitgleich erledigen. Viele tun sich schwer, den Berg an Arbeit nach Dringlichkeit abzuarbeiten und wichtige Dinge von weniger wichtigen zu unterscheiden.
Eine bewährte Methode im Zeit-Management, die seit Jahrzehnten zuverlässig funktioniert, ist das Eisenhower-Prinzip. Dieses Prinzip geht auf Dwight D. Eisenhower zurück, der von 1953 bis 1961 der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika war.
Einfach erklärt: Das Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip ist keine Magie, sondern folgt einfachen Regeln. Der ehemalige US-Präsident teilte als viel beschäftigter Mann seine Aufgaben in vier Kategorien von A bis D ein. Die Aufteilung definierte er wie folgt:
- A-Aufgaben: Wichtig und dringend
- B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend
- C-Aufgaben: weniger wichtig, aber dringend
- D-Aufgaben: nicht wichtig und nicht dringend
Eisenhower entwarf eine Matrix, bestehend aus vier kleinen Quadraten mit den Bezeichnungen A,B,C und D, die in einem großen Quadrat angeordnet waren. Dort wurden die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität eingetragen.
So einfach das Eisenhower-Prinzip auf den ersten Blick scheint, so schwierig gestaltet sich die Unterscheidung der Prioritäten häufig in der Praxis. Muss ich zuerst auf die angekündigte Preiserhöhung von Lieferant X reagieren oder zunächst den Produktionsleiter zurückrufen? Kann die Bearbeitung der Kundenreklamation noch warten bis die nächste Lieferung verladen wurde?
Keine einfachen Entscheidungen, doch mit etwas Hintergrundwissen zu den einzelnen Aufgaben-Kategorien setzen Sie die Prioritäten richtig.
A-Aufgaben: Wichtig und dringend
Die Kunst bei einem effizienten Zeit-Management besteht darin, das Wesentliche aus dem Wust an Aufgaben herauszufiltern. A-Aufgaben erkennen Sie, indem Sie zwei Fragen beantworten:
- 1. Dringlichkeit: Welche Konsequenzen entstehen, wenn die Aufgabe erst später erledigt wird?
- 2. Wichtigkeit: Muss ich selbst aktiv werden, oder kann ich die Aufgabe delegieren?
Bittet der Produktionsleiter beispielsweise um einen Rückruf, weil wegen einer defekten Maschine ein Stillstand der Produktion droht, handelt es sich um eine A-Aufgabe, die sofortiges Handeln erfordert.
B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend
B-Aufgaben sind mehrheitlich Aufgaben, deren Wichtigkeit unbestritten ist, die jedoch kein sofortiges Handeln erfordern (Beispiel: Ausarbeiten einer Marketing-Kampagne). Gründer neigen aus Zeitmangel häufig dazu, B-Aufgaben zunächst zu ignorieren und auf die lange Bank zu schieben. In der Praxis kann sich das als fataler Fehler erweisen, wenn beispielsweise ein Konkurrent eine erfolgreiche Marketing-Kampagne für ein vergleichbares Produkt zuerst durchführt. Um B-Aufgaben strukturiert anzugehen, empfehlen Experten, an jedem Tag Zeit für die Erledigung einer Aufgabe aus dieser Kategorie einzuplanen.
C-Aufgaben: Weniger wichtig, aber dringend
C-Aufgaben sind klassische Aufgaben, die ein Unternehmensführer an seine Mitarbeiter delegiert. Die Buchung eines Hotels für den nächsten Messebesuch oder die tabellarische Erfassung der Monatsumsätze sind klassische C-Aufgaben. Steht kein Mitarbeiter zur Verfügung, der die Aufgaben übernehmen kann, kann ein Gründer über die Nutzung eines kostenpflichtigen, virtuellen Assistenten nachdenken.
D-Aufgaben: Nicht wichtig und nicht dringend
D-Aufgaben sind Aufgaben, die nicht erledigt werden müssen und aus diesem Grund für den Papierkorb bestimmt sind. Jeder Unternehmer kennt Anfragen von Organisationen, Vereinen, Zusammenschlüssen usw., die regelmäßig per E-Mail oder Post eintreffen. Darunter befinden sich Einladungen zu Kongressen und Messen, die Bitte um Teilnahme an Workshops oder die Aufforderung, bei einer Wohltätigkeitsgala aufzutreten.
Um derartige D-Aufgaben zu identifizieren, beantworten Sie die Frage, was geschehen würde, wenn Sie das Verlangte nicht tun. Lautet die Antwort „Nichts!“ können Sie die Anfrage löschen bzw. entsorgen.
Erfolgreicher Start mit dem Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip in der Praxis umzusetzen, ist bei anhaltendem Arbeits- und Termindruck nicht ganz einfach. Bewährt hat sich das Visualisieren der Aufgaben durch Aufschreiben oder Erfassen am PC. Notieren Sie sämtliche Aufgaben in einer Liste und vergeben Sie anschließend die A-, B-, C- oder D-Priorität. Die weitere Vorgehensweise ergibt sich aus dieser Prioritätenliste. A-Aufgaben erledigen Sie direkt. Für B-Aufgaben planen Sie ein Zeitfenster ein, C-Aufgaben delegieren Sie und D-Aufgaben verbannen Sie von der Liste.
Mit der Zeit stellt sich eine gewisse Routine ein und Sie können mühelos die einzelnen Aufgaben-Typen voneinander unterscheiden.
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