Regelungen und nützliches Equipment im Home Office
Seit der Corona-Krise ist das Home Office in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Wird der Arbeitsplatz nach Hause verlagert, sind jedoch bestimmte arbeitsrechtliche Vorschriften einzuhalten und die erforderliche Ausstattung muss vorhanden sein. Auch viele Existenzgründer*innen nutzen in der Anfangsphase häufig das Home Office. Welche Regelungen am Heimarbeitsplatz gelten und welches Equipment benötigt wird, erfahren Sie an dieser Stelle.
Klare Regelungen für das Home Office
Nicht alle Unternehmen stellen klare Regelungen für das Home Office auf, von denen alle Beteiligten profitieren. Grundsätzlich sollte in einem Zusatz zum Arbeitsvertrag festgehalten werden, welche Kernarbeitszeiten gelten, wie die zeitliche Nutzung des Heimarbeitsplatzes geregelt ist und welche Ausstattung am Arbeitsplatz vorhanden sein muss.
Achtung: Regelungen zum Datenschutz gelten auch im Home Office!
Die Regelungen des Datenschutzes bleiben auch dann in Kraft, wenn der Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände verlagert wird. Für Arbeitnehmer im Home Office bedeutet das: Papierdokumente müssen in einem abschließbaren Schrank gelagert werden. Arbeitgebende können ihren Angestellten untersagen, die technische Ausrüstung für private Zwecke zu nutzen. Private E-Mails dürfen demnach nicht mit dem Unternehmens-Laptop abgerufen werden und auch das private Surfen im Internet entfällt. Schließlich muss es sich bei dem Arbeitsplatz zu Hause um einen abschließbaren Raum handeln, zu dem nach dem Verschließen kein anderes Familienmitglied mehr Zutritt hat.
Technische Ausstattung und Büromöbel
Die technische Ausstattung im Home Office, wie Notebook, Webcam oder Smartphone stellen in der Regel die Betriebe. Handelt es sich um eine Existenzgründung, müssen Gründer*innen für die Anschaffung sorgen und die Kosten allein tragen. Allein aus Datenschutzgründen sollten Mitarbeiter*innen nicht mit privatem Equipment Aufgaben für das Unternehmen erledigen. Zwar unterscheidet sich die technische Ausstattung in Abhängigkeit von den Aufgabenbereichen, doch folgende Arbeitsmittel sind mehrheitlich unverzichtbar:
- Laptop
- zweiter Monitor
- Webcam für Videokonferenzen
- Headset zum komfortablen Telefonieren
- Tastatur und Maus
- Drucker
- Smartphone
Hinzu kommen Büromöbel wie ein Bürostuhl mit ergonomischer Form, Schreibtisch, abschließbarer Schrank und Regale. Die Anschaffung des kompletten Büro-Equipments kann zu einer kostspieligen Angelegenheit werden, weshalb für Existenzgründer*innen die Anmietung der Ausrüstung eine echte Alternative sein kann.
Schnelle Internetverbindung
Nahezu jeder Arbeitsplatz im Home Office benötigt eine schnelle Internetverbindung. Insbesondere, wenn große Datenmengen bewegt werden müssen, ist ein stabiles Netzwerk mit der entsprechenden Geschwindigkeit unabdingbare Voraussetzung für ein effizientes Arbeiten. Verhindern dicke Mauern in den heimischen vier Wänden eine schnelle Leitung, leistet ein W-LAN-Repeater nützliche Dienste. Er wird in die Steckdose gesteckt und verteilt das Funksignal des Routers im Haus. Angestellte Mitarbeiter*innen im Home Office müssen sicherstellen, dass kein Unbefugter in das Netzwerk eindringen kann. Dazu gehört auch die Änderung der von Passwörtern und Nutzernamen, die in den Werkseinstellungen hinterlegt wurden.
Steuerliche Vorteile
Existenzgründer*innen können die Kosten für das Home Office steuerlich geltend machen. Aktuell gilt für das häusliche Arbeitszimmer eine Obergrenze von 1.250,00 Euro. Bei einem Arbeitszimmer, das sich außerhalb der eigenen vier Wände befindet, können die Kosten in voller Höhe geltend gemacht werden.
Als Werbungskosten kann das gesamte Equipment vom Computer über die Büromöbel bis hin zum Druckerpatronen steuerlich geltend gemacht werden. Bis zum 01.01.2021 galt für Computerhardware und Software ein Abschreibungszeitraum von drei Jahren. Ab diesem Datum wurde der Zeitraum auf ein Jahr herabgesetzt. Handelt es sich um sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 800 Euro ohne Umsatzsteuer), kann eine Sofortabschreibung erfolgen.
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